Unternehmen, die ihren Kunden den Service eines informativen Newsletters bieten möchten, stehen bei der Auswahl des geeigneten Programms vor der Qual der Wahl. Der Markt an Newsletter-Software ist nahezu unüberschaubar, der Funktionsumfang reicht vom simplen System mit wenigen Klicks bis zur gigantischen Konfigurationsmaschine. Welche Kriterien sollte ein Newsletter Software Vergleich also ansetzen, um eine Marktübersicht zu verschaffen?
Usability-Faktoren wie die Bedienbarkeit der Oberfläche, aber auch eine möglichst einfache Installation sollten neben der reinen Funktionalität im Vordergrund stehen. Einige Systeme sind Stand-alone-Lösungen, die gar nicht installiert werden müssen; auch webbasierte Anwendungen werden angeboten. Die Optik spielt zwar für viele Nutzer nur eine Nebenrolle, sollte aber nicht unterschätzt werden: Moderne Designs, die sich an bekannte Web-2.0-Applikationen anlehnen, sind oft leicht zu bedienen.
Für Unternehmen, die eine besonders große Anzahl Newsletter verschicken müssen, sind Angaben der Hersteller wichtig, die sich auf die Ausfallsicherheit des Systems und die Zahl der möglichen zu verschickenden E-Mails beziehen. Eine eingeschränkte Nutzung, die beispielsweise die Menge der pro Stunde verschickbaren E-Mails begrenzt, ist höchstens für kleine Unternehmen interessant.
Wer sich möglichst wenig Arbeit mit den Kundeninformationen machen will, aber trotzdem ein hohes Niveau erreichen möchte, sollte nach All-inclusive-Angeboten Ausschau halten. Dabei übernehmen die Anbieter der Software je nach gebuchtem Paket zum Beispiel die redaktionelle Aufbereitung von Themen nach bestimmten Vorgaben und natürlich auch den Versand der Newsletter. Unternehmen, die lieber selbst die Kontrolle behalten, achten beim Funktionsumfang der Newsletter-Software auf die Empfänger-Verwaltung, die möglichst breite Möglichkeiten zum Import und Export von Kundenadressen bietet und natürlich eine Suchfunktion.
Schließlich sind Statistik-Funktionen ein Muss ‒ und darum auch bei so ziemlich allen Herstellern Standard. Die Mindestanforderung an die Statistiken ist eine Kategorisierung der Empfänger, ein besonderes Bonbon hingegen Angaben über das Klickverhalten der Nutzer. Denn so können Unternehmen herausfinden, welche Inhalte ihrer Newsletter für die anvisierte Zielgruppe wirklich interessant sind.